Samtgemeinde Archiv
Das Samtgemeindearchiv befindet sich im historischen Klostergebäude, das auch das Museum Kloster Zeven. Es bewahrt Schriftgut der Samtgemeinde Zeven und ihrer Mitgliedsgemeinden Zeven, Heeslingen, Gyhum, Elsdorf. Die Altakten der öffentlichen Verwaltung reichen zurück bis in das frühe 19. Jahrhundert. Das Standesamt gibt ältere Personenstandsregister an das Archiv ab (Sterberegister nach 30 Jahren, Eheregister nach 80 Jahren, Geburtsregister nach 110 Jahren). Zudem beherbergt das Archiv diverse kleinere Sammlungen zur Ortsgeschichte sowie eine Foto- und Postkartensammlung.
Was ist ein Archiv?
Ein feuchtes Kellergelass mit verstaubtem Beamten im grauen Kittel? Ein nur selten aufgesuchter Ort für den mürrischen Fernsehkomissar? Oder die muffige Abstellkammer am Ende des Flurs?
Bitte nicht! Vorstellungen wie diese gehören vielleicht in den Sonntagabendkrimi, aber nicht in die Realität. Dabei gibt es im Archiv viel zu entdecken. Eine nahezu endlose Zahl spannender Geschichten schlummert friedlich in Kartons und wartet nur darauf, von einem neugierigen Nutzer aus ihrem Dornröschenschlaf geholt zu werden.
Das Samtgemeindearchiv Zeven beherbergt Unterlagen aus den letzten 400 Jahren und ist damit das „Langzeitgedächtnis“ für das Gebiet der heutigen Samtgemeinde. Neben den Akten der Verwaltung, wie z.B. Urkunden und Protokolle, gehören auch Nachlässe von Privatpersonen, Vereinen oder Unternehmen zu den Beständen im Archiv. Die Akten der amtlichen Überlieferung bilden das Verwaltungshandeln ab und können als Beleg bei Rechtsfragen dienen. Das nichtamtliche Schriftgut hingegen ermöglicht einen Einblick in die alltägliche Lebensrealität von Personen, die in der Region gelebt und gewirkt haben. Ergänzend dazu pflegt das Samtgemeindearchiv einen vielfältigen Sammlungsbereich, der die öffentliche Sicht auf die Vergangenheit widerspiegelt und der kontinuierlich Zuwachs erhält. Hierzu zählen u.a. Plakate, Fotografien, Flugschriften oder Postkarten.
Alle Bestände dokumentieren Ereignisse der Geschichte aus ganz unterschiedlichen Blickwinkeln und sind wichtige Quellen für die historische Forschung.
Wie arbeitet ein Archiv?
Die zentralen Aufgaben eines Archivs sind das Sammeln, Erschließen, Bewahren und Bereitstellen von Unterlagen mit besonderer rechtlicher, historischer und kultureller Bedeutung aus dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Dieser Zuständigkeitsbereich, auch Archivsprengel genannt, definiert sich durch politisch-geografische oder thematische Vorgaben.
Die Sicherstellung der amtlichen Überlieferung durch entsprechende Archivierung ist für die Kommunen gesetzlich vorgeschrieben. Deshalb sind die registraturbildenden Stellen dazu verpflichtet, dem Archiv ihr Schriftgut nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zur Übernahme anzubieten. Das Archiv hat dann unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien die Gelegenheit zu entscheiden, welche Unterlagen für die Nachwelt gesichert werden sollen.
Wurden die Akten als archivwürdig bewertet und haben ihren Weg ins Archiv gefunden, werden sie gereinigt, von schädlichen Bestandteilen, wie z.B. Büroklammern und Tackernadeln, Klarsichthüllen, Selbstklebezetteln oder Gummibändern befreit und in eine geeignete Verpackung umgebettet. Diese bestandserhaltenden Maßnahmen sind notwendig, um die Archivalien vor weiterer Beschädigung zu schützen. Häufig genutzte Büroartikel wie die zuvor genannten haben eins gemeinsam – sie altern schlecht. Rost, Klebstoffe oder Weichmacher beschädigen die unersetzbaren Unikate und führen im schlimmsten Fall zu Informationsverlusten.
Um eine Recherche innerhalb der Bestände zu ermöglichen, werden die Archivalien in einem Archivinformationssystem verzeichnet. Das vom Samtgemeindearchiv eingesetzte System ARCINSYS ist webbasiert und lässt eine zeit- und ortsunabhängige Recherche zu. So können Archivnutzer schon vorab gezielt nach Unterlagen für ihr jeweiliges Anliegen suchen und sie dann vor Ort im Archiv einsehen.
Wo ist das Archiv?
Das Samtgemeindearchiv ist in den 1970er Jahren durch ehrenamtliches Engagement entstanden und wird seit 1986 hauptamtlich betreut. Zunächst war es im heutigen Kindergarten Klostergang (ehemals Gefängnis) angesiedelt. Seit 1988 findet man es zusammen mit dem Museum Kloster Zeven im alten Klostergebäude.
Das Archiv wird künftig im neuen Kultur- und Bildungszentrum am Klostergang eine neue Heimat finden. In zeitgemäßen Räumlichkeiten kann dann das historische Erbe hier für die Nachwelt bewahrt werden.
